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总部&门店生鲜自采流程

导读:本文将从适用范围、要货流程、采购流程和订货流程等方面详细介绍如何做好生鲜的现金自采。

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一、总部生鲜部现金采购

1、适用范围

1.1总部生鲜部现金采购,均适用此管理流程。

2、编码使用要求

2.1 要货单、入库单、调拨单、卖场销售必须使用7位PLU码或国际条码;

2.2 严格要求同一商品进销计量单位一致化。如空心菜以“把”作为计量单位进货入库,销售时必须以“把”为计量单位。

2.3 罚则:错用一个称码或国际条码,处罚责任人10元/次。

3、要货流程

3.1 要货五原则:

3.1.1 参考上周(节假日除外)销售;

3.1.2 参考前一日销售;

3.1.3 参考当日销售及当日库存情况;

3.1.4 市场上商品的品相;

3.1.5 商品价格的市场竞争力;

3.1.6 其中(1)、(2)、(3)项为卖场负责人在制定要货计划时必须参考的要素;(4)、(5)项为采购负责人在决定采购时必须参考的要素。

3.2 要货流程

3.2.1 卖场生鲜处长制作电子版要货单(准确填写商品编码、名称、要货数量),负责与总部采购员及时紧密沟通,在广州或长沙、基地供应商处订货采买的商品在下午4点前填写好第二天所需商品电子订货单上传至总部生鲜采购。

4、采购流程

4.1 新商品的采购程序

4.1.1 由采购员提供样品及有效证件(营业执照、税务登记、代理证书、生产许可证、检验合格证、报价单、两家以上同类商场商品零售价)。给配送中心分管主管进行审核,初审合格后制定售价,再交配送中心经理签字认可后,输入电脑,打印订货单后进货。

4.2 补货操作程序:

4.2.1 采购员根据门店“商品补货单”确定进货数量;

4.2.2 打印订货单,生鲜采购对订货量大的商品与柜组补货申请单上相同商品补货量核对,审查是否出现订货失误,进行最终物控审核;

4.2.3 报总经理审批(两万元以上须由分管财务总监及总经理签字);

4.2.4 财务部审核,出纳备款,采购员取款,车队派车采购;现金采购商品必须派两名采购员同行;

4.2.5 采购员采购过程中遇商品价格变动时必须电话生鲜部经理以上管理人员确定是否进货;

4.2.6 货到后,采购员及时把价格有变动情况报生鲜部经理审批,通知电脑部调价;

4.2.7 采购员凭调进价通知单、送货清单和订货单交收货验收;

4.2.8 当日交回采货余额,两日内冲账;

4.2.9 物价员(门店采购)对所采购的商品进行市场调查;

4.2.10 按时对门店的现金采购商品进行销售分析,以便调整现金采购与代销比率。

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二、门店自行现金采购

1、适用范围

1.1 凡门店自采的蔬菜、水果类商品,均适用于此管理流程。

2、编码使用要求

2.1 要货单、入库单、调拨单、报损单、除皮单、盘点单、卖场销售必须使用6位PLU码及国际条码;

2.2 严格要求同一商品进、销计量单位一致化;

2.3 罚则:错用一个称码或国际条码,处罚责任人10元/次,以此类推,若多次出错,将给予相应处罚。

3、要货流程

3.1 要货五原则:

3.1.1 参考上周同一天(节假日除外)销售;

3.1.2 参考前一日销售;

3.1.3 参考当日销售及当日库存情况;

3.1.4 市场上商品的品相;

3.1.5 商品价格的市场竞争力;

3.1.6 其中(1)、(2)、(3)项为卖场负责人在制定要货计划时必须参考的要素;(4)、(5)项为采购负责人在决定采购时必须参考的要素。

3.2 订单流程

3.2.1 蔬果采购制作两联采购订单(准确填写商品编码、名称、要货数量),蔬果课长进行核对、检查,交处长签字审核。交采购员一份、门店收货部一份。

4、采购流程:

4.1 采购现金由采购员到财务借支备用金。现金采购必需采购员及付款员两人同时上市场进行;

4.2 采购员逐步分类分单品摸索总结每天的最佳采买时机、采买地点,可以获得最佳商品的品质品相和最优惠的价格经验,最大限度降低采购成本,形成科学有效的采买制度;

4.3 采用送货制的供应商,采购员要与卖场一起科学安排和调度,尽可能缩短商品从收货到卖场陈列间的时间;

4.4 商品分级:采购人员在采买商品时,需认定商品等级,具体分为精品货、优质货和统装货三种,务必将认定结果填写在订货单上。其认定原则为:精品货,通过特别精选的商品;优质货,通过简单精选的商品;统装货,没有经过任何精选的商品;

4.5 采购员参照要货单组织货源,对基地供应商和长期合作供应商进行询价和电话预定采买,其余商品进入现金采买流程;

基地供应商和长期合作供应商送货到指定地点后,必须由采购人员、卖场收货负责人共同过秤、结算并在三联单据上签字确认;在现金采买过程中遵照询价、议价、最终确定成交、点货装车、运输、交付六个环节依次进行;

4.6 询价由当日所有采购员分别进行,汇总各自意见后确认意向采买点, 进入议价环节,必须2人以上,现场明确主购和辅购,并对议定单价负责;价格谈成后通知携带现金的人员(指派专人并专款专用)开单结算,付款人员与驾驶员、搬运工一起过秤装车,付款人员对已买商品全部装车无遗漏负责;

装车完毕后,由开单付款人负责填写采购单(一式两联),分供货商单独填写,有条件的留下供货商手机(电话)和联系地址,供货商签字确认;驾驶员、付款人员在送货单上签字确认并付款。付款人员对采购商品的数量、金额、现金结算负责;

4.7 采购单一联由付款人员保存、一联由采购员保存,以备核对现金;

4.8 装车时采购人员按重货优先原则、商品保鲜优先原则安排装车,商品要求轻拿轻放,严禁野蛮装卸。运输过程驾驶员必须小心驾驶以保证商品安全、完整;

4.9 对采购的商品进价,由监控部随机不定期抽检;

4.10 没按上述流程执行的,每错一个环节处罚50元。

5、收货流程:

5.1 收货时间:从凌晨6点开始,货车到达指定收货地点后,采购员、付款员、生鲜部收货人员依照采购订单收货;

5.2 收货人员必须严格执行收货标准,不得降低收货标准,不得提高收货数量(有特殊原因除外);对品相、质量有问题的商品应予以拒收,对可以降级收货的,根据商品情况降级收货;

5.3 收货人员必须过秤后如实填写商品毛重、去皮数量(含冰块、水分、 泥土、包装物等)。过秤后在两联采购单上由收货负责人、防损员共同签字确认,一联交付收货人,另一联交蔬果课长进行入库流程;

5.4 蔬果课长按照采购单生成入库单(必需正确填写商品名称、条码、单位、采购金额、去皮前采购量、去皮入库量)、交收货部负责人、处长签字,交信息部输入系统,打印三联入库单,交采购员结算;(注:当日采购商品必需在每天14点前录入)

5.5 采购员凭打印入库单、采购订单(含原始单)、手工入库一起,在财务结算。

5.6 收货标准:

5.6.1 采购员必须按照计划单采购,差距在5%以上必须先通知部门处长;

5.6.2 采购员必须先填好生鲜验收单后交收货员按实物过磅;

5.6.3 处长对商品质量不合格时,有权拒收,要求采购员退回;

5.6.4 验收后商品质量由处长负责,超过损耗标准追处长责任;

5.7 没有按上述流程执行的,每错一个环节处罚50元。